4 pasos para gestionar tu tiempo efectivamente

organizar tiempo

 

Por Sara Arroyave 

Querer hacer de todo y estar en todo sin mayor esfuerzo es la premisa que muchos manejan hoy en día, cada vez son más las personas que te hablan del multitasking como una gran destreza en lugar de enfocarse en una sola tarea, lo que no se ve es que para muchos lo único que se logra es tener la cabeza en todas partes y a la vez en ninguna. Esto hace que estemos frente a nuestro computador tratando de avanzar sin lograr mucho, y no sé ustedes, pero a mí me pasaba constantemente, de cierta manera sabía todo lo que tenía que hacer, pero es como si alguien más mirara la pantalla de mi ordenador y yo no estuviera ahí, cuando pasaba esto un poco de estrés combinado con la angustia se apoderaba y no era mucho lo que lograba avanzar.

Es por ello que después de intentar diferentes formas para organizar el tiempo, implementé estos sencillos pasos con los que logro sacar mis pendientes sin morir en el intento. Si a ti también te pasa te invito a seguir leyendo.

➀ CLASIFICA LAS ACTIVIDADES EN CATEGORÍAS

Si no solo tienes pendientes del trabajo, sino también estudios, familia, asuntos personales, voluntariado, etc.; trata de agrupar cada tarea en una categoría para que de esta forma sea más fácil distribuir tu tiempo.

En el caso de tu emprendimiento es fundamental dividir los pendientes por categorías para así conocer quién debe ser realmente la persona encargada de hacerlo.

DIVIDE SEGÚN LA PRIORIDAD

Cuando ya tienes la lista de lo que debes hacer, lo siguiente es ordenar entre proyecto y tarea según su importancia y urgencia, éste en esencia es uno de los pasos más importantes a la hora de organizar tu tiempo.

Los proyectos, son aquellos que conllevan más de una tarea, que pueden involucrar a más personas y que no se logran en corto plazo, así que vas a asignarles el tiempo que consideres para llevarlos a cabo o concluirlos y priorizar de uno en adelante, siendo ‘uno’ el más importante.

Con esta técnica podrás tenerlos a la mano, saber en qué momento tendrán relevancia, pero en el corto tiempo no tendrás un estrés innecesario por ellos. Ahora bien, si te gusta lo digital podrás llevar un documento solo de proyectos y colocar un recordatorio para no olvidar cuando llegue el momento de asignar las tareas que implican sacar adelante cada uno de estos proyectos.

Las tareas, son aquellas de las que debes ocuparte en el ahora. Para éstas se puede utilizar la matriz de Eisenhower que consiste en dividir las tareas entre su importancia y urgencia.

Matriz de Eisenhower para priorizar tareas

Matriz de Eisenhower para priorizar tareas

 

¡Si es importante y urgente ⇨ ¡Hay que hacerlo ya!

Si es importante pero no urgente ⇨ Lo ponemos en nuestra agenda y debemos especificar cuándo lo haremos.

Si es urgente pero no importante ⇨ Delega en caso de que puedas.

Si no es ni urgente ni importante ⇨ Descártalo o posponlo.

En caso de que estos sean de diferentes categorías (las que conformaste en el paso ) se puede hacer una sola matriz y escribir con diferentes colores para cada grupo o bien armar una para cada una. Al principio puede parecer que en este proceso se invierte mucho tiempo, pero con la práctica se volverá un poco más mental y rápido lo cual facilitará el tema de gestionar tu tiempo.

CREA UN PLAN DE ACCIÓN

Teniendo claro qué debes hacer y cuándo hacerlo, el siguiente paso es el Plan de Acción. Para esto debes tener en cuenta los siguientes tips:

★ Apúntalo todo, esto evita dejar alguna tarea importante pendiente; además de tener presente los horarios que se pueden/deben destinar a las tareas.

Lo que debes hacer ya (Importante/Urgente) va directo a las tareas principales del día en el orden que asignaste.

Lo que debe ser agendado va directo a nuestro calendario bien sea digital, manual o ambas. En mi caso utilizo una agenda física para las tareas del día a día y una online para las que se realizarán después como reuniones, recordatorios, tareas con fechas específicas.

Intenta codificar por colores para así saber a qué categoría pertenecen.

Programa franjas de trabajo y luego pequeños tiempos de descanso, esto te permitirá ser más productiva y estar concentrada en las diferentes actividades.

No olvides que eres un ser humano que necesita de periodos de descanso, tiempo para comer, dormir y despejar la mente, tener esto en mente nos permite ser realistas con lo que podemos hacer y lo que se encuentra fuera de nuestro alcance [ve el cuarto paso].

No olvides que este proceso no tiene por qué ser algo aburrido puedes inyectarle tu propio ritmo, esencia y forma de ser.

Si eres creativa y eres de las que les gusta lo colorido, puedes probar la técnica del Bullet Journal.

Bullet Journal: sistema de organización personal

Bullet Journal: sistema de organización personal

Si te gusta trabajar con música, mantén una lista de reproducción que te ayude con la concentración y mantener el ánimo arriba, como Deezer, Spotify o Soundcloud.

Y si te gusta las lo digital prueba estas herramientas:

Google calendar ➝ https://calendar.google.com/calendar

Google keep ➝ https://keep.google.com/

Trello ➝ https://trello.com/

Asana ➝ https://asana.com/

➃ APRENDE A DECIR ‘NO’ Y DESCARTA

Finalmente, pero no menos importante, el cuarto paso para una gestión efectiva del tiempo es a aprender a decir NO. Sé lo tentador que puede parecer decir que a todo, sobretodo cuando no tenemos claridad del tiempo que disponemos y nos recargamos de actividades que no podemos cumplir; pero es importante aprender cuándo decir no, y no lo veas como algo malo pues es preferible una negativa honesta y consciente, que quedar mal ante los compromisos adquiridos. Así que siempre que vayas a agregar algo nuevo a tu agenda, sopesa si realmente lo puedes cumplir.

Cuando ya tengas todo claro mantén un orden, un ritmo y no pierdas de vista la meta que quieres alcanzar. Aunque al principio te parezca un poco retador, con el tiempo y la práctica se convierte en parte de la rutina y te ayuda a lograr más cosas.

Así que ¡manos a la obra! Espero que estos pasos te ayuden a gestionar mejor tu tiempo y evitar la locura de tener muchas cosas por hacer y no saber ni por dónde iniciar. ¡Éxitos!


Sara A RetrepoSARA ARROYAVE RESTREPO

Ingeniera financiera, ​especialista en gestión financiera empresarial. E​mprendedora​ y directora en​​ IDEPROK​ y voluntaria​ en​​ TECHO​. Con gran interés por temas de emprendimiento, proyectos,​ finanzas​ e innovación social.

Sara es #ColaboradoraASE 🙋‍


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